La compilazione del registro delle fatture è d'obbligo per la maggior parte dei soggetti, con alcune eccezioni (ad esempio, i rivenditori che utilizzano per esempio il registro dei corrispettivi).

All'interno del registro, le fatture emesse devono essere inserite in ordine numerico e con riferimento alla data della loro emissione, e per ogni fattura deve essere indicato il numero progressivo, data di emissione, l'identità del cliente, la base imponibile dell'operazione o le operazioni e le aliquote fiscali e, in assenza di IVA la norma di esclusione / esenzione.

L'obbligo di registrare le fatture con riferimento alla data di emissione è rilevante per il pagamento periodico dell'IVA, infatti, la data del documento è più importante rispetto alla registrazione che può essere effettuata anche in un secondo momento.

Il termine di registrazione varia a seconda del sistema di fatturazione adottato:

• Le fatture immediate sono iscritti entro 15 giorni dalla data di emissione (ad esempio, una fattura del 25 gennaio 2011 deve essere registrata entro il 9 febbraio 2011, ma il documento è parte della dichiarazione IVA per il mese di gennaio)

• Le fatture differite sono iscritti entro il giorno 15 del mese successivo al mese di consegna della merce. In questo caso, tuttavia, l'IVA è dovuta sulla liquidazione del mese in cui le merci sono state consegnate (ad esempio una fattura differita del 12 febbraio 2011 - in materia di consegne effettuate nel mese di gennaio - possono essere registrati entro il 15 febbraio, ma deve essere conteggiati ai fini del pagamento dell'IVA per il mese di gennaio, il mese di consegna della merce). Per evitare errori, si consiglia di emettere fatture differite sempre entro l'ultimo giorno del mese.

Va comunque considerata valida la disposizione generale che quando la registrazione viene effettuata con sistemi informatici, è considerato normale se si verifica su supporto magnetico entro 60 giorni dall'intervento (pur mantenendo l'inserimento di fatture in pagamento per la loro data di emissione).